Meeting minutes 2020/5/23

Minutes 248th Regular meeting

 This is our 6th online meeting since this April. Fortunately, we keep continuing such kind of online-style meeting for a long time. Moreover we had one guest from Toronto, Canada. Before starting the meeting we talked with guest and had good time to exchange each country’s latest condition.

 -Toastmaster of the morning (TMOM)
 TM A took a role of TMOM for today’s meeting. He positively prepared today’s online meeting like confirmation to the Club president and members. So he smoothly conducted the whole meeting. I believe all members and guest enjoyed our meeting like an on-site meeting.

 -Word of the day (WOTD)
 TM T Introduced WOTD as “Prudent” (in Japanese “慎 重 な”)

 -Good & New (G&N)
 TM S emceed this warming-up session. Members and a guest exchanged good news which is occurred in 24 hours (or in this week).

 -News of the week
 TM Y introduced latest news of “Prosecution Office Law Revision Proposal” in Japan. He researched current condition of this proposal from public news. It was beneficial for all members and a guest to understand fundamental information of this news.

 -Prepared Speech Session
 1st speaker: TM H Speech title: & Drawing TM H made a speech about drawing. We have already studied public speaking skill in Toastmasters Club. Furthermore, drawing skill which TM H introduced is also important skill for improving our communication. She enthusiastically explained her idea for drawing with her own experience.
 2nd speaker: TM K Speech title: Toastmasters club activities in business cycle TM K is one of the founder of our club. He provided his idea for toastmasters club activities with his long experience of our club. He explained that there were ups and downs in align with the social trend. He also introduced that there were positive changes regardless of big challenge like the East Japan Earthquake. Thanks to his hopeful speech, we believe we can promote our club experience more better before the COVID-19 era.

 -Table Topics Session (Training for the impromptu speech)
 TM K conducted this session and provided several topics for making impromptu speech for all attendee. He choose timely topics in align with the COVID-19 issue. 4 speakers (including a guest) tried to made an impromptu speech. Every member successfully made an entertaining speech.

 -Evaluation Session
 TM W emceed this session as General evaluator.
 First, individual evaluation speech was provided by TM K for TM H, 1st speaker. Second, TM I made an evaluation speech for the 2nd speaker TM K. They pointed out each speaker’s good point and improvement point very sincerely.
 After finishing individual evaluation speech, role takers (WOTD, ah-counter, grammarian) reported the usage of WOTD, amount of filler words and grammatical improvement point.
 Finally, TM W made a general evaluation speech. He also pointed out that today’s online meeting was well-organized like on-site meeting. Thanks to TM A’s fluent preparation and perfect operation, attendees were fully enjoyed whole meeting. Furthermore, we had a guest from Canada. We appreciate that such kind of opportunities for gathering guests from overseas via online. So, TM W strongly suggested that our club may keep continuing online attendance opportunity after going back to on-site meeting at Kudanshita, Tokyo. “Hybrid” style meeting would be beneficial for all TMTMC members to promote our communication and leadership skills. I also believe that TMTMC members will successfully achieve creating “New normal”.

 -Award Session
 Best table topics award: Alec Chan (guest)
 Best evaluator: Ai Isobe
 Best Speaker: Tadashi Kino

 After finishing the regular meeting, TMTMC member joined club officer’s election. In align with “Roberts Rules”, the election was proceeded smoothly and fairly. Then we elected all club officers for FY21 (fiscal year of Toastmasters) as below:

 Club President: TM S.K
 Vice President Education: TM D.M
 Vice President Membership: TM Y.Y
 VIce President PR: TM T.T
 Treasurer: TM Y.M
 Secretary: TM H.A
 Sergeant at arms: TM T.K
 Immediate past president: TM Y.K

 We successfully elected brand-new officers. We will enjoy learning public speaking and leadership skill through the experience of TMTMC’s fluent experience!

 written by S.W, as a role of “Record of the meeting” 2020-05-26 

第247回通常例会 議事録

第247回例会(オンライン例会)

  日時: 2020年5月9日(土)10:00-12:00 場所: オンライン例会

 オンライン例会も会を重ね、すっかりみんなオンラインに慣れてきました♪
 そんな中で、コロナ禍の中でも充実した日々を過ごす工夫や、例会をオンラインでより効果的に行うためのTIPSが満載の例会で、メトロのOB・OG、韓国からのゲスト参加含めて全17名が濃い2時間を過ごしました。

 ・今日のTMOMは待ってました&お帰りなさい!のAIさん。手作りのフリップもたくさん用意されて、会を華やかに楽しく盛り上げでいただきました。またオンライン例会ならでは、SWさんがオンラインコンダクターとして、オンライン例会のスムーズな進行をリードしてくれました。

 ・今日の言葉はSKさんの「喝采(Applause)」。海外などでは医療従事者などに喝采して感謝を示したりします。日本人は総じてあまり表に出して感謝示すことは少ないですが、心の中だけでも感謝の意を示すのは良いですね!今日の会も言葉に出した回数は少ないですが、心の中では皆何度も喝采していました!

 ・Good&Newでは、在宅状況下でのお助け家電(ホットクック)やオンラインで役立つグッズ(ワイヤレスイヤホンマイク・ツインモニター)の紹介など盛りだくさん。ZoomのMute切り替えがWinパソコンではAlt+AでできるTIPSも!

 ・今日のニュースはTKさん。生き残りを探るエンタメ産業の話題で、クラウドファンディングなどを活用して楽しみながら好きな娯楽を応援することを提案。自分のできる応援をしたいと思いました。

 ・準備スピーチの一人目はKTさん。目標達成の手引きがテーマで、ご自身のリアルな目標設定と実績、課題をお話しされ、とても刺激になりました。
 ・スピーチ二人目はTTさん。リーダーシップのスタイルがテーマで、クラブ運営においてご自身の強みと課題を分析されて、今後の運営に生かしていくとのことで、これからもますます頼りにしています!

 ・テーブルトピックスはGSさん。コロナ禍の状況で伝えたいことやアフターコロナの楽しみなど多様な意見を引き出されていました。ベストテーブルトピックス賞のIさんは、youtuberだったら何を流すか?との問いに、英語を教えるチャネルを開設したい、とのことで、Iさんの英語レッスン受けてみたいです♪

 ・論評の部ではYMさんがKTさんのスピーチを論評。YSさんがTTさんの論評を行いました。
 YMさんは落ち着いて良かった点・改善点をご自身の経験を踏まえて論評され、YSさんはZoomの仮想背景の機能をフル活用。論評ポイントをシンプルでわかりやすい言葉で背景に写し、とてもわかりやすい論評でした。
 ヘルパー報告では今日の例会で「えーと」がとても少なかったことがわかり、文法係のSWさんが「具象」(抽象の反対)という言葉にハイライトを当てて、TMC活動の中での具象の重要性を指摘されました。

 ・ビジネスセッションではSWさんのPathwaysの2科目目のL2のCertificateを皆でお祝いし、 次期役員選挙のアナウンスがありました。一年早いですね! これほど濃い時間を共有してくださった参加者全員に「喝采」を送りたいと思います!

 (議事録担当HA) 

Meeting minutes 2020/4/25

第246回例会(オンライン例会)

  日時:2020年4月25日(土)10:00-12:00 場所:オンライン例会

  本日も前回より引き続きオンライン例会です。オンライン例会のメリットとしては、在宅で参加できること。

 そのため、今回は都内に住んでいる会員だけなく、これまで例会への参加する時間の確保が難しい方や、韓国やアメリカ等々、遠隔に在住している方々からもゲストとして参加して頂くことが可能となりました。

 今回の例会は 準備スピーチ、論評、テーブルトピックス、それからウォームアップ・プログラムのGood&New、News of the Weekと、通常の例会とほぼ同様のラインナップ。

  ・News of the Week コロナの自粛によって、需要がなくなった生鮮食品や魚や肉がオンラインにて販売されている記事について紹介されました。

  ・準備スピーチ  準備スピーチのセッションでは、趣向の異なる2本のスピーチが披露されました。
 準備スピーチ1本目は、「コロナの時代にToastmastersで役員を体験するメリット」コロナによる外出自粛に伴うオンライン例会を継続する中、役員を行うことのメリットをPPTを用いて紹介されました。
 準備スピーチ2本目は、「Namasute Yoga」ご自身の体験談を踏まえながら、長年取り組んできたヨガの魅力について紹介されました。

  ・論評の部 個人論評で特徴的であっことは、Zoomの特性を活かして画面上に表を反映しながら論評された方がいらっしゃったことです。

 Zoomの画面設定を使用することで、手書きのメモをさながら即興のPPTを画面上の背景と映しながら、論評されていました。
 普段、会議室で行う場合は、ノートやプリント用紙に記入した内容を確認しながら論評をしています。
 (個人が使用しているPCのOSによって使用できない可能性がありますので、ご注意下さい)

  総合論評では、論評者からオンライン例会ならではの思わぬトラブルが発生すること、そしてそれらに対しての柔軟な対応の重要性を挙げました。
 今回、二人の準備スピーカーの内、お一人のネットの通信状況が安定しない状況が発生しました。
 それらに対して、周りの参加者の方々が例会の進行内容を変更して、その方の通信状況が復旧できるための時間を確保していきました。 私達のToastMastersの活動や普段の生活の中で、予期せぬ出来事が発生した際に、周りの方が柔軟にかつ、快く困っている方に手を差し伸べる姿が見えたことで改めて自クラブの良さを感じました。

  ・まとめ 今回、参加者の通信トラブルが発生しながらも、問題なく例会を進行できたことは皆さんの献身的かつ柔軟なご協力があったからこそだと改めて感じました。
 またオンラインのテレビ電話機能を使用する中、戸惑いや不便さを感じることもあると思います。
 しかし、今ほど新しいことを挑戦する機会は無いと思います。かつ、また周りの方も失敗することへの寛容が大きい時だと考えております。
 こういった私達の一つ例会という小さな活動の中でも、個人個人が新しいことを試し、挑戦することが増えていくことを願っております。

  (議事録担当 K.T)